swissDIGIN-Forum: Rückblick auf die Veranstaltung vom 23. November 2016

PDF-Rechnungen, aber richtig! In welchen Szenarien die PDF-Rechnung passt

 

Christian Tanner, FHNW, begrüsste die knapp 100 Teilnehmenden der bis auf den letzten Platz ausgebuchten Veranstaltung zum Thema "PDF-Rechnungen, aber richtig! In welchen Szenarien die PDF-Rechnung passt". Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat Ende September 2016 in einer Praxispräzisierung bekannt gemacht, dass die Pflicht zur elektronischen Signierung von E-Rechnungen aufgehoben ist. Was ist nun zu tun und wie können Unternehmen von dieser Entwicklung profitieren?

 

Christian Tanner eröffnete die Veranstaltung mit einem Überblick der jüngsten Aktivitäten im swissDIGIN-Forum. Zuletzt wurde Version 4.0 des swissDIGIN-Standards publiziert und die Webseite für den mobilen Zugriff eingerichtet. Herr Tanner stieg mit der grundsätzlichen Position des swissDIGIN-Forums zu PDF-Rechnungen ins Thema des Nachmittags ein. Wie in den FAQ präzisiert, schätzt das swissDIGIN-Forum die PDF-Rechnungen als wichtig für die Verbreitung der elektronischen Rechnung ein. Ein Blick auf die Unternehmenslandschaft in der Schweiz zeigt, dass kleine, inhabergeführte Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden einen signifikanten Anteil erreicht haben. Diese Unternehmen sind an einfachen Ansätzen zur E-Rechnung interessiert. Zwischen Unternehmen, welche das volle Potential elektronischer Rechnungsverarbeitung nutzen, und Kleinunternehmen kann die PDF-Rechnung eine Brücke schlagen. Service Provider können dabei eine wertvolle Vermittler-Rolle wahrnehmen. Insbesondere die hybride, mit strukturierten Daten angereicherte, PDF-Rechnung ist interessant, da sie einfach und schnell in bestehende Rechnungsprozesse eingebunden werden kann.

 

 

 

 

Manuel Prantl, adeon, zeigte auf, dass bei jenen Unternehmen, die Papierrechnungen einscannen, der Empfang von PDF-Rechnung viele Arbeitsschritte einspart und wesentlich bessere Ergebnisse bei der Datenerkennung liefert. Weitere Vorteile würden PDF-Rechnungen bringen, die mit z.B. nach dem ZUGFeRD-Standard strukturierten Daten angereichert sind. Dadurch könnte die Qualität der Workflows und der Verbuchung merklich gesteigert werden

Auch Martin Eichhorner und Meinrad Egger, Abacus, betonten die Vorzüge hybrider Formate wie ZUGFeRD. Sie stellten verschiedene Lösungen vor, welche Abacus in diesem Bereich anbietet. Die Kombination einer PDF-Rechnung mit strukturierten Daten, dem ZUGFeRD-Format und der digitalen Signatur zur Sicherstellung von Integrität und Authentizität vereint Einfachheit mit hohem Nutzen.

Stefan Lustenberger, Finanzdirektion Kanton Zürich, sprach offene Fragen an, welche sich in der Praxis stellen. Wie sind per E-Mail eingehende Rechnungen von Spam-Mails zu trennen? Inwieweit kann die manuelle Zuweisung dieser Rechnungen in den Workflow vereinfacht werden? Auch hier sieht man die PDF-Rechnung als Einstieg und Wegbereiter für den weitergehenden elektronischen Rechnungsaustausch.

Marcel Niederberger, ESTV, erläuterte wie es zur Praxispräzisierung „Keine Pflicht zur Signatur“ gekommen ist und betonte, dass der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit eines Belegs - egal ob auf Papier oder elektronisch - eine Konstante sei. Die Steuerpflichtigen, die einen steuermindernden Tatbestand wie die Vorsteuer geltend machen möchten, hätten dafür zu sorgen, dass sie dafür einen guten Beweis erbringen können.

 

Im Anschluss fanden sich Peter Ammann, Elektro-Material, Rudolf Matthys, SIX Paynet, Simon Zbinden, EFV, Marcel Niederberger, ESTV und Meinrad Egger, Abacus, zu einer Podiumsdiskussion zusammen. Moderiert von Christian Tanner stellten die Teilnehmenden fest, dass sich die Unternehmen auf die Nutzung von PDF-Rechnungen einstellen und diese akzeptieren sollen. Sie öffnet einer breiten Schicht von Unternehmen den Zugang zur elektronischen Rechnungsabwicklung. Für deren effiziente Verarbeitung bestehen Software-Lösungen und Dienstleistungen, die die PDF-Dateien im besten Fall mit strukturierten Daten nach einem akzeptierten Standard ergänzen.  

 

Als Fazit der Veranstaltung kann gezogen werden, dass aus steuerrechtlicher Sicht, die Signaturpflicht für elektronische Rechnungen nicht mehr besteht. Das erleichtert die technische Umsetzung speziell bei kleinen Unternehmen. Es ist davon auszugehen, dass grössere Organisationen beim Rechnungsempfang für die automatisierte Prüfung der Herkunft und Unverändertheit von elektronischen Rechnungen weiterhin auf die digitale Signatur setzen werden. Bei den unzähligen Kleinstunternehmen mit wenigen Mitarbeitenden ist davon auszugehen, dass in den kommenden Jahren untereinander mehrheitlich PDF-Rechnungen via E-Mail zustellen werden. Für Rechnungssteller, die Kunden mit verschiedensten Ansprüchen bedienen müssen, wären signierte PDF-Rechnungen mit eingebetteten strukturierten Daten die eleganteste Lösung. Dem deutschen ZUGFeRD-Standard wird hier viel Zukunftspotenzial attestiert. Am Forum wurde demonstriert, dass erste Business Software-Anbieter diesen Standard auch in der Schweiz bereits unterstützen. Auch die GS1 sieht getrieben vom Detailhandel Potenzial in diesem Ansatz, insbesondere zur Abwicklung von Betriebsmittel- bzw. Gemeinkostenrechnungen. Die E-Rechnungsdienstleister und die grossen Rechnungsempfänger stellen sich darauf ein, künftig auch via E-Mail übermittelte PDF-Rechnungen zu empfangen und in einem kontrollierten Prozess weiterzuverarbeiten.

 

Detailliertere Informationen können Sie den einzelnen Präsentationsfolien entnehmen.