swissDIGIN-Forum: Rückblick auf die Veranstaltung vom Mittwoch, 20. Juni 2018

Interoperabilität und Roll-out von E-Invoicing-Lösungen

 

Christian Tanner, FHNW, begrüsste die 65 Teilnehmenden der Veranstaltung zum Thema " Interoperabilität und Roll-out von E-Invoicing-Lösungen". Digitalisierte Papierrechnungen, QR-Rechnungen, (hybride) PDF-Rechnungen, EDI-Rechnungen – Form und Kanäle, wie Rechnungen heute daherkommen, sind heterogener denn je. Software Anbieter, E-Invoicing-Netzwerke und spezialisierte Rechnungsdienstleister helfen, mit dieser Heterogenität umzugehen und die Komplexität zu vereinfachen. Wie sieht aber eine gute Lösung aus? Und wie lässt sie sich in Umsysteme und in Netzwerke der Partner integrieren? Am swissDIGIN-Forum wurden dazu aktuelle Entwicklungen und Fallbeispiele aus der Praxis vorgestellt. Ausserdem wurden in Workshops unterstützende Massnahmen für das swissDIGIN-Forum identifiziert.

 

 

Christian Tanner eröffnete die Veranstaltung mit einem Überblick der jüngsten Aktivitäten im swissDIGIN-Forum. Zuletzt haben Christian Tanner und Sarah-Louise Richter einen englischsprachigen Artikel zum Thema «Digitalizing B2B business processes – the learnings from e-invoicing» in einem Buch des Springer-Verlags veröffentlicht. Ebenso wurde die nationale Statistik zum E-Invoicing im 2017 publiziert. Den Einstieg in das Thema des Nachmittags bot einen Einblick in die Herausforderungen von auf die Ausgangssituation der einzelnen Beteiligten im E-Invoicing Projekt. Gegenseitiges Verständnis von Rahmenbedingungen, Zielen und Rollen sowie Stricktheit in der einheitlichen Umsetzung schaffen die Basis erfolgreicher Zusammenarbeit.

 

Markus Zaugg beleuchtete das Thema aus Sicht eines Rechnungsempfängers. Anhand von Erfahrungen aus Implementierungsprojekten mit SAP Ariba illustrierte er, dass der Grundstein für einen erfolgreichen Roll-out und Interoperabilität bereits damit beginnt, dass sich alle Partner an etablierte Standards halten. Für Rechnungssteller mit kleinen Rechnungsvolumen gibt es mittlerweile einfache und preiswerte Einsteigerlösungen. Besonders wichtig im Roll-out ist ausserdem die Qualität der Stammdaten und die Expertise von Personen, welche effektiv mit dem Prozess arbeiten und vertraut sind. Herr Zaugg betonte, dass Interoperabilität nicht vornehmlich ein technisches Problem, sondern eine Frage des Willens zur Kooperation ist.

 

Alexander Ekres, Lyreco, beleuchtete die Perspektive der Rechnungssteller. Heterogenität von Formaten, Standards, Kanälen und Anforderungen sind für Rechnungssteller wesentliche Herausforderungen. Ausserdem erleben Rechnungssteller providerspezifische Probleme, wie z.B. nicht benutzerfreundliche Webinterfaces oder mangelnde Erreichbarkeit. Herr Ekres betonte, dass die Einhaltung existierender Standards, im Gegensatz zu «Hausregeln», und Harmonisierung von Schnittstellen wesentliche Erfolgsfaktoren darstellen. Die Abbildung einer branchenübergreifenden Lösung kann anhand eines generischen Mappings gelingen, eine vollständige Harmonisierung über alle Provider und Kunden hinweg erscheint jedoch bis auf Weiteres unerreichbar.

 

Peter Ammann, Elektro-Material, komplettierte die Betrachtung mit seinen Erfahrungen als Rechnungssteller. Er erlebt im Alltag die positiven Auswirkungen der Bemühungen des swissDIGIN-Forums, welche beispielsweise mit dem Ende der Signaturpflicht niedrigschwellige Lösungen zur Anbindung ermöglichen. Allerdings ist die Rolle des Rechnungsstellers vielerorts immer noch die eines weniger freiwilligen Teilnehmers. Wenn der Kunde E-Invoicing verlangt, sitzt dieser oft am längeren Hebel und der Anreiz für den Rechnungssteller, sich an die Lösung anzubinden, ist nicht immer positiv. Wie bereits beide Vorredner setzt Herr Ammann auf die strikte Einhaltung von Standards als Erfolgsmodell und konkludiert, dass die Grenze für individuelle Einzellösungen gut überlegt sein sollte.

 

Ergänzend dazu gab Marcus Laube, crossinx, in seiner Funktion als treibende Kraft im VeR und bei der EESPA, ein kurzes Update den jüngsten Entwicklungen der Interoperabilität in Deutschland und in Europa. Auf europäischer Ebene wurden mit MIA und MIFA (Model Interoperability Agreement und Multilateral Interoperability Framework Agreement) Rahmenkonzepte geschaffen, welche die Interoperabilität zwischen europäischen Service Providern fördern und die Zusammenarbeit vereinfachen sollen. In der Realität bleibt es derzeit bei bilateralen Roaming-Vereinbarungen, aber Herr Laube hält es für realistisch, dass die Heterogenität, wenn schon nicht zwischen Unternehmen, denn aber zwischen den Service Providern noch deutlich reduziert werden kann.

 

Nach einer Networking-Pause waren dann die Teilnehmenden gefragt. In moderierten Workshops wurde ein Stimmungsbild zusammengetragen, wie die Teilnehmenden Erfolgsfaktoren und Hürden in der Interoperabilität einschätzen. Zudem wurden Massnahmen, welche das swissDIGIN-Forum ergreifen könnte, diskutiert. Die Vermittlung von relevantem Wissen und Bereitstellung von Informationen von neutraler Stelle zur Förderung der Transparenz war dabei ein zentraler Auftrag an das swissDIGIN-Forum.

 

Zum Schluss fasste Christian Tanner die Ergebnisse des Nachmittags zusammen. Grundsätzlich sind sich die Teilnehmenden einig, dass die Einhaltung von Standards und deren Unterstützung durch Business Software-Lösungen essentiell sind. Auch die Ausbildung von Kompetenz und die Bereitstellung von relevantem Know-How aus dem Tagesbetrieb sind Erfolgsfaktoren. Dennoch muss man stellenweise auch erkennen, wenn eine digital integrierte Lösung nicht dienlich ist. Denn wenn der Aufwand für eine Sonderlösung keinen Sinn macht, kann eine simple PDF-Rechnung einigen Kummer ersparen.

 

Detailliertere Informationen können Sie den einzelnen Präsentationsfolien entnehmen.